Электронные письма не занимают много физического пространства, они не сразу бросаются в глаза, но влияют на психическое состояние. Удалите все, что не представляет интереса. Отпишитесь от рассылок, которые пришли как спам.
Создайте справочные файлы
Если хотите сохранить электронные письма, используйте простую систему. Придерживаетесь принципа «если сомневаетесь, оставьте это себе». Создавайте справочные папки по ключевому слову и сохраняйте в него файлы. Функция поиска легко найдет все, что нужно.
Отвечайте на короткие письма
Если вы можете справиться с задачей менее чем за две минуты, займитесь этим, как только увидите. На то, чтобы прочитать электронное письмо, закрыть, открыть и потом ответить, уйдет больше времени, чем решить вопрос сразу, при первом появлении.
Создайте дополнительные папки
В них отложите электронные письма, требующие принятия мер и последующих действий. В папку «Ожидания» поместите те, где вам необходимо получить информацию от других. Если на ответ требуется более двух минут, положите письмо в раздел «Действие». Так получится быстро просмотреть и оценить текущие дела.
Разделите элементы работы по критериям
Это поможет лучше организовать жизнь, выбрать, что делать в данный момент. Воспользуйтесь такой классификацией:
-
Последний – самый свежий по времени.
Громкий (эмоциональный).
Срочный (насущный).
Приоритетный (самый важный).
Определите уровни работы
Отделите более низкие роли от стратегически мыслящих (для их выполнения вас и наняли). Это относится к объему действий и информации, которые в настоящее время необходимо сделать и упорядочить. Сюда могут входить электронные письма, звонки, служебные записки, поручения, материалы для чтения, вопросы для обсуждения с персоналом.
Сделайте выбор
Выполняйте то, что нужно, чтобы чувствовать себя при этом как можно лучше. Не будьте заняты только ради самого процесса. Выбирайте работу, доставляющую удовольствие.